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Qué es el coworking: funcionamiento y ventajas

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Cuando tienes una empresa o estás pensando en montar un negocio, el espacio de trabajo puede ser un auténtico quebradero de cabeza: poder asumir los gastos del alquiler, afrontar las facturas de los suministros, vigilar el adecuado mantenimiento de las instalaciones, ajustar las dimensiones a las variaciones de la plantilla, estar en una ubicación apropiada… ¿Has pensado en unirte a la economía colaborativa? Descubre qué es el coworking y cómo puede ser la solución a tu búsqueda de oficina. 

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Estos espacios de trabajo flexibles están en auge. De hecho, para 2024 se prevé que los coworkings superen los 40.000 en todo el mundo. Para que te hagas una idea de su crecimiento, en 2018, hace solo 4 años, solo había 16.600. 

Esta moda también es tendencia en España, donde hay más oficinas de coworking que nunca. En concreto, puedes encontrar 1.200 espacios de este tipo repartidos por todo el país. Esto supone una superficie total de 500.000 metros cuadrados y espacio para unos 350.000 trabajadores al día. ¿Quieres ser uno de ellos? Te explicamos todo lo que debes saber sobre qué es el coworking, cómo funciona y cuáles son sus ventajas e inconvenientes. 

¿Qué es el coworking y para qué sirve?

El coworking es una nueva modalidad de trabajo en la que varios profesionales independientes o empresas comparten un mismo espacio laboral físico a cambio de un alquiler. Por ejemplo, piensa en una empresa de diseño web. Tradicionalmente, este negocio buscaba un local, lo alquilaba o compraba y se instalaba allí con sus materiales y personal. Con el cotrabajo, ese espacio no está solo ocupado por la empresa de diseño web, sino por otras pymes o autónomos, como puede ser un fotógrafo, una agencia de viajes o un abogado, por ejemplo. 

Aunque originariamente el coworking estaba enfocado a profesionales autónomos, negocios unipersonales y startups, en la actualidad su demanda está creciendo e incorporando a empresas cada vez más grandes, por la flexibilidad que aportan. Tanto es así que incluso las multinacionales se están sumando al uso de las oficinas flexibles para mejorar su eficiencia en la gestión de equipos. Imagina varias aerolíneas en un aeropuerto que solo operan vuelos dos días a la semana. ¿Por qué pagar por unas instalaciones 24/7 si pueden disponer de un espacio solo cuando realmente lo necesitan? 

Opciones dentro del coworking

Y es que, como oficinas flexibles, otra de las características de lo que es el coworking son las diferentes posibilidades que ofrece a los profesionales y empresas. ¿Qué opciones tienes a la hora de trabajar en estos espacios? 

  • Oficina propia. Si buscas algo de privacidad, puedes contratar un despacho o espacio privado dentro del coworking. Es decir, podrás relacionarte con el resto de usuarios en las zonas comunes y participar de las actividades y servicios del espacio, pero contando con una sala exclusiva para ti. Un abogado, por ejemplo, puede preferir esta solución para poder atender a los clientes en un ambiente íntimo. 
  • Espacio común. Se trata del alquiler de puestos de trabajo en zonas comunes, como las que puedes ver en la redacción de un periódico o en una sala de teleoperadoras. En este caso, trabajarás codo con codo con otros profesionales y empresas. Eso sí, dentro de esta categoría puedes optar por dos modalidades. 
    • Un espacio fijo, reservado para ti. Es decir, siempre tienes acceso al mismo puesto de trabajo y puedes instalarte en él, como si de una oficina tradicional se tratara. Por ejemplo, podría estar ocupado por un informático freelance que, en lugar de trabajar desde casa, decide unirse al coworking y desarrolla su jornada laboral en estos espacios. 
    • Un espacio flexible. Son puestos de trabajo rotatorios que se pueden alquilar según las necesidades. Es ideal para freelance o empresas que quieren un lugar donde realizar sus tareas de forma puntual. Imagina un blogger que viaja a una ciudad para asistir a un evento de una semana y, en lugar de escribir desde su hotel, prefiere acudir al coworking tras las actividades para redactar los contenidos.

¿Qué servicios ofrece un coworking?

Estos locales son gestionados, a su vez, por otra persona, que es la responsable de organizar los espacios, fomentar el ambiente de trabajo, solucionar cualquier problema que surja y facilitar el acceso de los coworkers a los recursos básicos que ofrezca ese coworking.

Y es que si decides apostar por esta nueva filosofía de trabajo colaborativo, además del espacio en sí, también tendrás acceso a diferentes servicios. En este sentido, es habitual que los coworkings cuenten, además de los puestos de trabajo individuales totalmente equipados, con salas de reuniones o conferencias que pueden emplear los usuarios y zonas comunes, como áreas de descanso, cafetería, taquillas…

Además, a nivel técnico, podrás utilizar el internet del local o disponer de servicios de impresión, papelería o reprografía, por ejemplo, y olvidarte de los gastos de luz, agua, calefacción etc. Incluso hay coworkings donde se organizan actividades dirigidas a potenciar el networking, facilitar formación de interés para los usuarios o captar nuevos clientes con el objetivo de hacer comunidad, que es, al fin y al cabo, el espíritu de este modelo de trabajo. 

Ventajas de hacer coworking: comparte tu espacio de trabajo

Ya hemos mencionado algunas de las ventajas que tiene trabajar bajo el modelo de coworking, aunque hay más. ¿Cuáles son? 

  • Crear red de contactos. La primera aportación de las oficinas compartidas es la capacidad que facilitan para crear sinergias. Al estar en contacto con otros profesionales te resultará muy sencillo hacer networking y crear redes de contactos que terminen en nuevos proyectos de cobranding.
  • Flexibilidad horaria. El coworking te permite adaptar el espacio de trabajo a tu agenda. ¿Quieres ir por las mañanas y trabajar por las tardes desde casa? ¿Tienes un empleado que solo va tres días a la semana? ¿Necesitas un puesto los fines de semana alternos para una guardia? 
  • Personalización del espacio. Como te explicamos, existen diferentes opciones dentro de lo que es el coworking: despachos, puestos en zonas comunes, espacios itinerantes… Por tanto, estos locales te permiten ajustar la oficina a las necesidades del momento con gran libertad. 
  • Ahorro de costes. Otra de las razones que puede convencerte de la idoneidad del coworking es de índole económica. Por un lado, el coste del alquiler del puesto de trabajo es mucho menor al arrendamiento de un local exclusivo para tu negocio. En concreto, el precio de una mesa en un espacio compartido es de unos 170 euros por persona al mes, según Coworking España. Además, solo pagas por lo que utilices. Así, si quieres media jornada, el gasto será inferior a si haces jornada completa. Recuerda que tampoco tienes que asumir los gastos de suministros e, incluso, de material de trabajo. 
  • Más motivación. Especialmente en el caso de profesionales independientes, compartir la jornada laboral con otros compañeros ayuda a no sentirse solo y aislado, aumentando la motivación laboral. Pero también en las empresas con plantillas laborales, las investigaciones han desvelado que los empleados que trabajan en estos espacios compartidos frente a los que trabajan en una oficina convencional consiguen un trabajo más significativo, más control y un mayor sentimiento de comunidad.

Inconvenientes de las oficinas de trabajo compartido

Ahora bien, cuando valores qué es el coworking y si es la alternativa perfecta para ti, también debes tener en cuenta los contras de este formato de trabajo. ¿Qué inconvenientes presenta la oficina flexible? 

  • Falta de privacidad. Si bien tienes la posibilidad de alquilar despachos privados, ten en cuenta que el acceso y el resto de espacios son utilizados por otras empresas o autónomos, por lo que puede generarte cierta sensación de falta de privacidad. Sería el caso de que tengas un puesto en una zona común y quieres hacer una llamada confidencial o si vas a recibir a un potencial cliente que no desea que se conozca aún que estáis en negociaciones. 
  • Ubicación. Cuando buscas un local independiente, tú eliges en qué área lo quieres. Sin embargo, con las oficinas de trabajo compartido, tus opciones para elegir ubicación para tu negocio se circunscriben a la oferta que haya en tu ciudad y a los puntos exactos donde se encuentren los coworkings.  
  • Posibles distracciones. En este mismo sentido, el potencial que tienen los coworkings para crear redes profesionales tiene su contrapartida: puede generar altos niveles de ruido en la oficina (compañeros hablando por teléfono, clientes que entran y salen, usuarios que conversan entre sí…). O todo lo contrario, que los coworkers se pongan sus cascos precisamente para evitar estas distracciones y se genere un silencio absoluto. 

Por tanto, si decides apostar por lo que es el coworking como modalidad laboral, debes ser organizado y con capacidad de concentración para no perder eficiencia. ¿Quieres optimizar tu tiempo? Con el CRM de Witei, puedes controlar todas las tareas que tienes planeadas para el día y las que están pendientes a través del dashboard o llevar un exhaustivo calendario de citas con los clientes o colaboradores mediante la agenda interactiva

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