Todas las inmobiliarias medianas y grandes cuentan con una figura de coordinadora inmobiliaria. ¿Por qué?
Como su propio nombre indica las coordinadoras inmobiliarias coordinan el trabajo en la inmobiliaria. También son la unión de todos los equipos en la inmobiliaria y por ello su rol es muy importante.
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¿Qué funciones realizan en la agencia?
El perfil de la coordinadora inmobiliaria es muy dinámico y tiene muchas responsabilidades dentro de la inmobiliaria. Aunque cada inmobiliaria es un mundo, normalmente entre las funciones de la coordinadora se encuentra:
- Publicación en los portales inmobiliarios.
- Gestión de contactos entre los diferentes asesores inmobiliarios de la oficina.
- Gestión del CRM que se utilice en la inmobiliaria.
- Acciones de marketing como hacer revistas, carteles de escaparate. Revisar las fotos y los vídeos que se hacen de las viviendas…
- Administración de documentos así como la realización de los mismos.
- Es una persona que está de cara el público por lo que también se encarga de la recepción de los clientes que entren.
- También atienden las llamadas telefónicas entrantes.
Como puedes ver, la coordinadora realiza muchas tareas y muy diversas dentro de la agencia.
Dada todo lo que realiza dentro de la inmobiliaria tiene un valor muy importante en ellas. Ayuda a ir más desahogado al equipo con las tareas diarias. Además muchas veces es un punto de apoyo para sus compañeros.
¿Qué cualidades tienen estos perfiles de coordinación en la inmobiliaria?
Más allá de las funciones que realizan, el perfil de la coordinadora inmobiliaria requiere de una serie de cualidades para que puedan realizar todo el trabajo con éxito.
Tienen que ser:
- Resolutivas
- Tener mucha paciencia
- Compromiso
- Empatía
- Mucha memoria ya que gestiona mucha información.
- Con una alta capacidad de organización.
- Capacidad de escucha
- Trabajo en equipo.
También tiene que ser un perfil proactivo y que tenga ganas de aprender ya que va a tocar muchas áreas diferentes en la inmobiliaria.
La herramienta definitiva para la coordinación de tu inmobiliaria: Witei Inbox
Una de las responsabilidades de las coordinadoras inmobiliarias es recibir los contactos de los portales inmobiliarios o de fuentes online,. Después guardan todos los contactos en el CRM o en la base de datos que tengan y los asignan a un agente inmobiliario.
Igual, todos los días invierten una hora en gestionar a todos los contactos.
Con Witei podrán ahorrar tiempo. Witei recoge de forma automática los contactos que llegan de los portales y la página web. Los guarda directamente en el CRM con toda la información que han dejado y con el cruce de demandas ya hecho.
Witei deja el contacto listo y preparado para que la coordinadora simplemente lo asigne al agente inmobiliario correspondiente y éste ya se pueda poner a trabajar con el contacto.
¡Witei inbox será su compañera de trabajo!
¡Si, quiero recibir de forma automática todos los contactos!
Mira lo que nos cuentan algunas coordinadoras.
Hemos contactado con algunas coordinadoras inmobiliarias para que puedan compartirnos su experiencia en la inmobiliaria.
Laura de Novahome nos cuenta su experiencia como coordinadora.
«Yo trabajo en Novahome Madrid, S.L. como coordinadora desde hace 4 años y, mi puesto, aunque requiere de paciencia, organización y a veces,
un poquito de mano dura jaja, es muy dinámico y entretenido.
En mi caso, las funciones que desempeño son muy diversas ya que me
ocupo de coordinar a los agentes inmobiliarios y también del área
administrativa. Te paso a detallar mis funciones:
- Atención al cliente tanto personal como telefónicamente.
- Publicación de los inmuebles en los diversos portales inmobiliarios (desde que tenemos Witei esto es mucho más fácil y menos laborioso porque basta con subirlo en vuestro portal para que se active en todos los demás).
- Dar información de los pisos que tenemos en cartera y/o de nuestra forma de trabajar.
- Coordinar las visitas de los agentes (son 6) tarea que implica tener una buena coordinación con los mismos y ser organizada.
- Elaboración de contratos de arrendamiento.
- Elaboración de propuestas de compra venta.
- Apoyo para reunir y enviar documentación a notaría para que se lleven acabo las compra ventas.
- Control de gastos de oficina.
- Pedidos de materia, agua, etc.
- Elaboración de carteles escaparate.
- Selección de pisos para periódicos, revistas, publicidad.
- Publicaciones para redes sociales.
Seguramente se me quede alguna tarea en el camino, pero básicamente en
eso consiste mi trabajo.
Personalmente es un trabajo que me gusta, supongo que también influye
que en el trabajo haya muy buen ambiente y que hayamos hecho «piña»
entre todos (incluidos los jefes), aunque hay veces que al haber
bastante volumen de trabajo y que algunos son más despistados que otros,
la paciencia se agota jajajaja.»
Carmen de inmobiliaria Caballero nos comenta
«Una coordinadora inmobiliaria es la figura de la empresa que enlaza los distintos departamentos de la propia empresa y que además se encarga de la atención al cliente. Se confunde muchas veces con la figura de secretaría pero hay aspectos que lo diferencian. La coordinadora normalmente realiza tareas comerciales además de administrativas, es decir, realiza tareas y trabajo que también hacen los asesores y comerciales inmobiliarios que la acompañan a diario.
Así pues, una coordinadora inmobiliaria atenderá el teléfono, los correos, a clientes en la oficina, llevará la gestión de datos de clientes, coordinara el sofware inmobiliario, redactará documentos, realizará tareas de marketing y publicidad, a menudo, ayudará en la captación de inmuebles y a la promoción a clientes, coordinará visitas y agendas, etc. «
Experiencia de Sandra Casino
«Yo soy Sandra Casino, soy Coordinadora de León Inmobiliarias 2005 SL, de la delegación de Mollet. Mi experiencia en el puesto es magnífica, me puedo considerar una privilegiada ya que mi trabajo me encanta, aunque la mayoría de veces voy “super-estresada” del aluvión de trabajo, pero como mis funciones son tan variadas; nunca me aburro
Te paso un listado con algunas de mis tareas:
- Atención telefónica
- Atención presencial clientes en oficina
- Revisar y gestionar correo electrónico
- Calificar correos de alertas en portales y derivarlos a comerciales
- Llevar control estadísticas leads
- Revisar y repartir correo físico
- Primer contacto telefónico leads, calificarlos y programar visitas
- Gestionar agendas de comerciales
- Llevar control de visitas
- Introducción en CRM de contactos e inmuebles
- Publicar inmuebles en portales inmobiliarios de internet
- Realizar escaparate de oficina
- Preparar publicidad papel: revistas, periódicos…
- Preparar marketing (folletos de captación y venta)
- Preparar contratos: mandato de venta, ofertas de compra, arras…
- Realizar informes de estadísticas de inmuebles
- Alta y control operaciones de venta en el CRM
- Solicitar Notas Informativas en Registros (fax, email, online)
- Solicitar Certificados Energéticos y Cédulas de Habitabilidad.
- Preparar safaris: coordinar fecha, realizar invitaciones y material
- Solicitar información e instancias a la Generalitat (informaciones Cédulas, viviendas VPO…)
- Gestión documental: escanear, fotocopiar, archivar…
- Confeccionar facturas
- Control de llaves
- Control material de oficina
- Atender proveedores (empresa mensajería, publicaciones locales…)
- Tareas varias en la calle: presentación y retirada de documentación en registros y/o notaría, llevar envíos a correos.»
Nicolas de Homim
«En nuestro equipo yo hago las funciones de » coordinadora», comercial en la calle, responsable de publicidad/portales y dirección comercial. Somos un equipo de solo 3 personas y todos hacemos de todo. Solo decirte que la función de coordinadora/or es fundamental en este negocio y no siempre se les da la importancia que tienen teniendo en cuenta que son receptoras/es de los clientes que con tanto esfuerzo e inversión entran por nuestra puerta/teléfono/Internet. «
Conclusiones
Muchas gracias a todas las coordinadores que han aportado su granito de arena para este artículo. Es un placer contar con todas estas experiencias para que ayuden a entender a todos los que vayan a leer el artículo el valor y las responsabilidades que una coordinadora tiene.
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