La telefonía para empresas consiste en proveer de todos los servicios de comunicación telefónica a una empresa.
Se hace por voz IP. No es telefonía tradicional por cable si no que se hace a través de Internet.
Estos servicios los puedes usar a través de un software que instales en el ordenador, usarlo directamente desde la nube o tener un teléfono físico que sea también con voz IP. Este último lo tendría que configurar para que se conecte a tu software de telefonía.
Algunas empresas que dan estos servicios son Aircall, Talke o los servicios tradicionales de Vodafone, Movistar que también tiene parte para empresas.
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Beneficios de usar un servicio de telefonía para empresas
Tener un número de teléfono, también llamado DID (direct inward dailing) al que te puedan contactar tus clientes, leads, proveedores etc.
Puedes contratar un DID local, de la ciudad o provincia que quieras. También del extranjero. Es decir que puedes tener un DID de cualquier lugar del mundo.
Esto te permite dar un servicio localizado si por ejemplo es una empresa internacional.
A las personas que llames de otro país o ciudad les aparecerá su número local y si ellos te llaman será una llamada de coste local (que luego recibes en tu centralita)
La telefonía para empresas sirve para la recepción de llamadas. Buscas que se distribuya o se redirija a ciertas personas o dispositivos.
También te tiene que dar la opción de poder configurar:
Configurar las llamadas salientes
Cuando alguien llama por teléfono: a quién le tiene que sonar, cuántas veces, cuánto tiempo. Si no lo coge cuanto tiempo tiene que pasar. Si lo coge que puede pasar: por ejemplo, se tiene que grabar la llamada o no se tiene que grabar la llamada. Se tiene que poner un mensaje de audio antes de descolgar la llamada, tiene que sonar una canción, tiene que pasar por un servicio de IVR.
El IVR es un servicio que puedes tener si solo tienes un único numero de teléfono pero que se distribuye por los diferentes equipos: ventas, atención al cliente, marketing etc.
Normalmente lo que configuras es que si te llaman de “esta hora a esta otra hora” entonces le pasas la llamada a este equipo. Si es fuera de horario pones la grabación de: “Nuestro horario de atención es de 9 de la mañana a 5 de la tarde, puedes contactarnos a este correo”
Configurar las llamadas entrantes
En caso de que le suene al equipo; a cuantas personas les va a sonar al mismo tiempo o quieres que suene a una persona y si al tercer tono no lo coge le pase a otra persona y así a lo largo de 3, 4 personas.
Mientras tanto, quieres que la persona que esté llamando esté escuchando música o no.
Grabación de llamadas
Si quieres grabar las llamadas tu software te lo tiene que permitir. Normalmente depende de la legislación de cada país tendrás que poner un audio de “tu llamada esta siendo grabada”
Ver estadísticas
Un software de telefonía para empresas te tiene que permitir ver estadísticas;: Quién está atendiendo al teléfono, quién no, cuanto tiempo se tarda en coger una llamada.
Hacer cuestionar de calidad de llamada
Hacer cuestionarios de calidad de llamada: cuando se termina una grabación salta una grabación de: “valore del 1 al 5 la calidad de la atención recibida”
Hacer redirecciones de llamadas
Otro servicio que dan es de redirección de dispositivos. Por ejemplo, quieres que fuera de horario te suene a tu teléfono móvil porque no quieres llevar dos teléfonos encima, el persona y el de trabajo. Por lo que si alguien te llama fuera del horario de atención se dirige a tu número de teléfono personal.
El que llama no nota nada. Pero por detrás hay una redirección a tu movil o al dispositivo que lo hayas redirigido.
Registro de la actividad
Registro de actividad tener la información todos los datos. Son servicios que se ofrecen para call center, para equipos que van a hacer muchas llamadas como los de atención al cliente, comerciales. Es decir, el precio minuto suele salir barato con estos proveedores. Al igual que al extranejo.
Conexión con tu CRM
Talke y Aircall incluyen un servicio de webhoocks es decir que te permite enviar una petición HTTP con los datos de la llamada: origen, destino, duración, e incluso la grabación de la llamada a donde tú quieras.
Esto te permite conectarlo con tu CRM por ejemplo con Witei.
Es decir que si quieres que cuando tu equipo reciba una llamada de cliente el registro quede guardado en la ficha de cliente estos proveedores te lo van a permitir, ya sea a través de webhooks o a través de Zapier.
Esto esta genial porque así te permite hacer el seguimiento de que tu equipo esta trabajando y esta haciendo las llamadas que debería hacer. Y tendrás toda la información unificada en tu CRM.
Configuración de usuarios
Puedes dar de alta y de baja a los usuarios. Registrar números es instantáneo. Por ejemplo si usas mucho un numero hasta el punto de que te lo consideran spam, puedes poner otro en el momento.
En servicios como Aircall tienes también llamadas grupales. En una misma llamada pueden haber 5 personas a la vez.
Desventajas de usar un servicio de telefonía para empresas
Las verdad que son todo beneficios de usar un software de telefonía para tu negocio. Si hay que hablar de una desventaja seria:
La calidad de la llamada: Los servicios de voz IP a veces no tienen la mejor calidad o hay algo de delay o que para algunos destinos no se escucha con la mejor calidad, aunque el precio lo justifica y tampoco es un inconveniente. Porque a veces es mínimo.
¿Por qué usar un servicio de telefonía para empresas?
Si, es más cómodo coger tu móvil y hacer una llamada. Pero a nivel de empresa no estás recogiendo la información para seguir mejorando.
A veces hay que dejar ir la comediad y usar las herramientas que necesitas para crecer.
A la larga te va a compensar tenerlo todo bien organizado.
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