Actualmente ¿sigues teletrabajando o ya has vuelto a la oficina? Si sigues teletrabajando como es nuestro caso, a continuación te contamos unos tips para que tus reuniones a distancia se realicen de la mejor forma posible.
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Gracias a todas las nuevas tecnologías desarrolladas, contamos con infinidad de herramientas que facilitan el seguimiento y desarrollo de reuniones a distancia. Ya no solo por situaciones excepcionales como la que acabamos de vivir con el Covid-19 si no, por ejemplo permiten realizar un seguimiento de lo que se está trabajando, para cuando un compañero de nuestro equipo se incorpora de sus vacaciones y no pierda horas revisando emails.
Es una buena forma de organización
En esta época en la cual has estado teletrabajando ¿se han disminuido el volumen de reuniones? ¿no hay una buena organización? ¿existe algún tipo de reporte posterior a la reunión?
Hay muchas empresas que no estaban preparadas para este cambio tan brusco y directamente se han dejado de realizar las mismas reuniones que se realizaban en la oficina, porque no les parecía igual de útil o por falta de coordinación en estas. Siendo esto nada más lejos de la realidad.
Para que tu reunión online sea todo un éxito has de seguir unas pautas.
Herramientas adecuadas
Para poder realizar dentro de una empresa reuniones a distancia, lo principal establecer una herramienta común que reúna todos los requisitos que buscamos, implementando así en cada uno de los miembros de la organización. En Witei trabajamos con Google Meet que
además de permitirnos reunirnos en la distancia, cuenta con un chat dentro de la llamada pudiendo insertar enlaces, capturas de pantalla o comentar algo de interés sin interrumpir a la persona que tiene el turno de palabra o simplemente agilizando el tiempo de trabajo.
Planifica tu reunión
Cuenta con un calendario, agenda y planifica con una antelación mínima de un día tu reunión. En nuestro caso, usamos Google Calendar permitiendo así una mayor colaboración entre cada uno de los miembros de Witei.
Invita a la persona que va a acudir, pudiéndose planificar el día.
Otro punto a tener en cuenta aquí es indicar los puntos a tratar en esa reunión, de tal forma que todos los miembros sepan que se va a discutir y puedan preparar el material pertinente.
De esta forma evitaremos perdida de tiempo por falta de preparación teniendo que volver a planificar la reunión y pérdida de foco, ya que cada uno de los asistentes saben los temas a tratar, pudiendo de forma previa añadir uno nuevo o no.
Toma nota
Aunque hayamos hablado que en la reunión se anoten de forma previa los puntos a tratar en la reunión. Es de vital importancia que se noten los asuntos relevantes que salgan, de tal forma que no se pierda información. Así como preguntas que surjan para después poder realizarlas, y futuras acciones a tomar.
Reporte posterior a la reunión
Lo ideal es que cada miembro haya realizado la tarea anterior, para que cuando finalice la reunión, el responsable o designado se encargue de anotar las conclusiones tomadas, así como bloqueantes resueltos o acciones a tomar.
Una vez hecho esto, se compartiría con el resto de miembros del equipo.
Existen herramientas que te pueden hacer este trabajo más fácil y rápido. En Witei usamos DailyBot, esta herramienta se incluye en el chat que usamos, realizando unas preguntas previamente configuradas. De esta forma cada miembro puede incluir sus puntos realizados, a realizar y bloqueantes, consiguiendo agilizar las reuniones a la vez que dejamos un registro de está. Esto último es muy útil cuando falta un compañero por vacaciones o cualquier otro motivo que no le permita estar en la reunión.
¿Ya aplicas estos consejos en tu día a día?
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