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P&L: qué es y cómo elaborar tu estado de ganancias y pérdidas

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¿Es rentable tu negocio? Esta es, sin duda, una de las preguntas que todo empresario debe hacerse. Y no, no basta con que mires tu cifra de ventas, porque por muy alta que parezca, ¿y si resulta que los gastos son mayores que los ingresos? De ahí la importancia de que conozcas el estado de resultados o P&L: qué es, su utilidad y estructura básica

P&L: ¿qué es?

Al hablar sobre qué es P&L, debes saber que estamos ante un anglicismo. En concreto, proviene de la expresión “Profit & Loss”. No obstante, en español el P&L es conocido tradicionalmente como la cuenta de ganancias y pérdidas o el balance de resultados de un negocio. Quizá estos términos sí te resulten más familiares. 

En todos los casos, hacen referencia a una misma realidad. Se trata del montante de tu ingresos durante un periodo de tiempo determinado una vez que le has restado los gastos. Generalmente se analiza de forma anual para poder incluir los resultados en las cuentas anuales, pero puedes aplicar el P&L en los periodos que estimes oportuno. Por ejemplo, si acabas de poner en marcha tu empresa, quizá te resulte interesante calcular el P&L de forma mensual, para ir comprobando cómo evoluciona la actividad. 

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Por tanto, este concepto contable es un indicador clave del que beben las diferentes ratios de rentabilidad que tienes a tu disposición para conocer cómo marcha tu negocio. Y es que, aunque los profanos en la materia puedan pensar que una empresa rentable es aquella que genera más ganancias que pérdidas, a nivel financiero existen diferentes prismas con los que observar el éxito o fracaso de la actividad: ROI, ROE, ROTA… 

¿Cómo se estructura la cuenta P&L?

A la hora de calcular lo que es el P&L existen diferentes metodologías, desde las más básicas hasta planes contables muy exhaustivos. No obstante, en términos generales, la estructura de la cuenta de ganancias y pérdidas sigue los siguientes parámetros: 

  • Resultado de explotación. Se refiere a lo que tu negocio produce habitualmente, es decir, los ingresos menos los gastos normales de explotación. 
  • Resultado financiero. Como puede que también tengas inversiones o financiación en activo, también debes tener en cuenta este parámetro, que se obtiene al calcular la diferencia entre los ingresos de las inversiones y los gastos que estas ocasionan. 
  • Resultado antes de impuestos. Es la suma de los dos anteriores antes de aplicar los impuestos. 
  • Resultado del ejercicio. Es el resultado en el que podrás observar el volumen de la pérdida o ganancia una vez deducidos los gastos por impuestos al resultado de explotación. 

Así, este último dato se obtiene al agrupar todos los ingresos y restar los gastos de un mismo periodo. Si la cifra es positiva, el negocio será rentable; si es negativo, tendrás pérdidas. 

P&L (Ganancias netas) = Ingresos – gastos

Por ejemplo, una tienda de ropa ha obtenido un resultado de explotación de 45.000 euros (tras restar 90.000 euros en gastos a los 135.000 euros de ventas). Además, por el crédito que solicitó para la compra del local, tiene un resultado financiero de -5.000 euros. Y en concepto de Impuesto de Sociedades, debe abonar la cantidad de 10.000 euros, por lo que el resultado del ejercicio es de 30.000 euros en positivo. Lo puedes observar mejor en la siguiente tabla:

Resultado de explotación45.000 €
Resultado financiero-5.000 €
Resultado antes de impuestos40.000 €
Resultado del ejercicio30.000 € 
Ganancias netas = (135.000- 90.000) + (-5.000) – 10.000 = 30.000

¿Por qué es tan importante analizar el balance de ganancias y pérdidas?

Exactamente, ¿qué vas a poder hacer con el P&L? ¿Para qué te sirve conocer esta cifra? 

  • Puedes determinar exactamente cuál es la rentabilidad de tu negocio. Es decir, te permite saber cuáles son las ganancias reales una vez que has restado los gastos de los ingresos. 
  • Facilita una visión comparativa del histórico de tu empresa. Analizando diferentes periodos económicos, comprobarás cómo ha evolucionado tu negocio y si sigues creciendo o has sufrido una caída de ventas o estancamiento. 
  • Contribuye a la toma de decisiones que mejoren la salud económica del negocio. Al poder acceder al estado real de tus cuentas del pasado y presente, puedes adoptar medidas para impulsar la marcha de la empresa o realizar proyecciones de futuro con mayores garantías de acierto. 
  • Te ayudará a conseguir financiación. De hecho, tanto si solicitas una subvención a una administración pública o un crédito a una entidad financiera, como si estás buscando nuevos inversores, lo más probable es que te pidan documentación sobre la viabilidad del proyecto. Entre esta información, seguro que está la declaración de ganancias y pérdidas. 
  • Te aporta la base para que calcules el importe de los impuestos que deberás abonar durante el año fiscal. 

¿Qué herramientas puedes utilizar para realizar el estado de resultados? 

No obstante, puede resultar demasiado complejo recopilar todos los datos de ingresos y gastos y llevar a cabo todas estas fórmulas matemáticas. Afortunadamente, puedes recurrir a programas de contabilidad especializados con los que gestionar tus finanzas de un modo más sencillo: 

  • Holded. Se trata de un sistema de gestión empresarial en la nube con diferentes funcionalidades que van desde recursos humanos, hasta facturación, contabilidad y control de inventarios. 
  • Contasol. Es una de las herramientas gratuitas más extendidas, ya que ofrece un plan básico bastante completo para gestionar la contabilidad de empresas y autónomos.
  • Sage ContaPlus (50Cloud). Otra alternativa para controlar tus cuentas de forma eficiente es este software, caracterizado por sus posibilidades de personalización y conectividad. 
  • VisionWin. También puedes llevar a cabo la gestión diaria de lo que es tu P&L y demás datos financieros y contables de una forma visual, ágil y sencilla a través de este programa gratuito. 
  • Pgconta. Si buscas algo más simple, pero que integre las funciones básicas, puedes optar por este otro sistema de gestión contable para pymes y autónomos. 

Como hemos comentado a lo largo del artículo, el P&L viene a ser un reflejo de la capacidad empresarial para lograr ventas, administrar gastos y generar y gestionar las ganancias. Aunque, junto a estas herramientas, también puedes elaborar tu propio balance de ganancias y pérdidas desde cero con una hoja de cálculo, resulta más efectivo apoyarse en programas específicos que te facilitan los cálculos. Desde el área de Ventas y Atención al Cliente, por ejemplo, con el CRM de Witei, puedes acceder a diferentes funcionalidades que te permiten automatizar los procesos en la gestión de clientes. En cualquier caso, elijas el formato que elijas, lo importante es que sepas qué es el P&L y lo incorpores a tu plan de viabilidad financiera. 

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