Si viajas a una ciudad desconocida, utilizas un mapa para ubicarte. Si adquieres un nuevo televisor, lees las instrucciones de funcionamiento. Si compras un mueble, consultas las instrucciones para el montaje… ¿Qué ocurre cuando un empleado se incorpora a un nuevo puesto laboral? Para que su adaptación sea lo más rápida y eficiente, debe disponer de un Manual de bienvenida de la empresa.
¿Qué es el Manual de bienvenida de una empresa?
Este documento, como su propio nombre indica, consiste en una guía breve en la que se facilita al nuevo trabajador un resumen de los aspectos que debe conocer para que se integre lo antes posible en el equipo. Por tanto, el Manual de bienvenida de una empresa debe plasmar quién es la compañía, es decir, su cultura empresarial; cómo funciona la misma, traducida en las reglas de comportamiento y procesos organizativos; y qué se espera del profesional en cuestión, o sea, las funciones de su puesto.
De este modo, el dossier ayuda a simplificar y agilizar el periodo de adaptación, potenciar el sentimiento de pertenencia del empleado y reducir el tiempo que necesita para conseguir un alto desempeño. Y es que, ¿sabías que los nuevos trabajadores invierten una media de seis meses para alcanzar la productividad esperada por la compañía? Es más, este plazo puede extenderse hasta los dos años para que la persona conozca a fondo la estrategia corporativa y el funcionamiento de la organización, según el artículo ¿Cuántos meses tarda un nuevo empleado en adquirir la productividad adecuada?
¿Qué importancia tiene esta guía para la compañía y los empleados?
En consecuencia, el Manual de bienvenida de una empresa se erige como un instrumento esencial de la estrategia de ‘onboarding’ de la organización, permitiendo optimizar la transición del trabajador a su puesto laboral. En concreto, gracias a este documento, la compañía obtiene una serie de beneficios:
- Minimiza el gasto de tiempo y recursos por posibles malentendidos, errores o tareas innecesarias. No olvides que, de acuerdo con Urbanbound, los periodos de acomodación laboral frenan la productividad de las empresas entre un 1% y un 2,5%.
- Mejora el trabajo en equipo. Al potenciar las relaciones del nuevo trabajador con sus compañeros, se propicia la cohesión y coordinación del equipo en su conjunto. De hecho, gracias a estos procesos de acompañamiento, los nuevos profesionales consiguen adaptarse a sus empleos un 34% más rápido, según el mismo estudio.
- Refuerza la retención del talento y reduce el índice de rotación de personal, con el ahorro en procesos de selección que esto supone para la organización. Y es que el 22% de las renuncias voluntarias a nivel laboral se producen en los primeros 45 días desde la incorporación del profesional, debido a que éste no se siente cómodo o competente en el puesto. Incluso el 4% de estas salidas tienen lugar el primer día de trabajo, según el estudio Onboarding Software Solutions de Deloitte.
- Impulsa el rendimiento del empleado. Al facilitar toda la información necesaria al profesional sobre la empresa y su misión dentro de la misma, no solo se sentirá más alineado con la compañía, sino que será más productivo. En este sentido, de acuerdo con el informe The True Cost of Bad Hire, del Brandon Hall Group, la productividad de estos nuevos trabajadores se dispara un 70% cuando se aplican técnicas de onboarding.
De forma paralela, el Manual de bienvenida de una empresa también aporta ventajas para el profesional que se incorpora a la compañía, ya que puede aclarar muchas dudas que se generan en esos primeros días de trabajo y que, a veces, no se atreve a realizar. Así, el trabajador puede tener mucho más claro qué se espera de él y qué metas debe alcanzar, sintiéndose más válido y más motivado.
¿Qué aspectos debe recoger el Manual de Bienvenida?
Ahora que ya conoces del impacto del Manual de bienvenida de una empresa en la buena marcha del negocio, te preguntarás cómo puedes elaborar este dossier. Aunque variará en función de cada caso, en términos generales, el documento debe plasmar las siguientes secciones:
- Mensaje de bienvenida. Se trata de un breve saludo del CEO o del Director de Recursos Humanos, normalmente, en el que se pone en valor la incorporación del profesional y se aportan unas ideas generales sobre la filosofía de la empresa en cuanto al ambiente de trabajo.
- Objetivo. Consiste en una especie de índice en el que se desgranan los elementos que contiene el manual, introducidos por una explicación de lo que se pretende conseguir con el documento, que no es más que facilitar esa adaptación del empleado.
- Información de la empresa. Entrando en materia, lo primero que debe conocer el profesional es dónde ha entrado a trabajar. Por ello, en esta sección debes recopilar la información más relevante sobre la compañía y exponerla de forma escueta: orígenes e historia, misión, visión y valores, hitos más importantes o instalaciones y sedes.
- Cultura empresarial. Enfocado a que el nuevo trabajador descubra cómo colaboran los miembros de la empresa, este apartado plasma los principios y valores que van a regir las relaciones a nivel interno y externo. Así sabrán cómo deben de actuar cuando se presenten situaciones de conflicto.
- Organigrama. Dar a conocer la estructura organizacional de la compañía es muy útil para que el nuevo miembro sepa quién es quién dentro de la compañía y se haga una composición mental de quiénes son sus superiores, pares y subalternos. De este modo, puede conocer cómo están vinculados los diferentes equipos y a quién debe acudir ante problemas administrativos, de comunicación o de producción.
- Descripción del puesto. Otra sección clave en el Manual de bienvenida de una empresa es la descripción del puesto laboral que el trabajador ha entrado a ocupar, detallando los objetivos del cargo y las tareas que tienen encomendadas. Este punto debe ser específico para cada profesional o, al menos, para cada rol.
- Proceso de incorporación. En este apartado se engloban todas aquellas pautas que puedan ser de interés para la acomodación del empleado a su puesto. Por ejemplo, puede que quieras asignar un tutor durante las primeras semanas, que el Equipo de RR.HH. necesite que el empleado aporte ciertos documentos o que Informática necesite recabar datos para crear una tarjeta de entrada. De este modo, el profesional sabrá qué pasos debe seguir para completar su incorporación.
- Políticas de comportamiento. También será de gran utilidad aportar las normas de comportamiento de los empleados y reglas para el uso de instalaciones: horarios del comedor, registro de asistencia, reparto de las plazas del aparcamiento, códigos de vestimenta, protocolos de seguridad y emergencia…
- Beneficios para el personal. Es muy desalentador conocer que tienes un seguro dental o descuentos en un gimnasio por ser empleado al año de haber entrado a trabajar para una empresa. De ahí que el Manual de bienvenida de una empresa deba incorporar, no solo las obligaciones, sino también los derechos de la plantilla: vacaciones, días libres, servicios comunes, incentivos laborales…
¿Cuándo se debe utilizar este manual?
En términos generales, el Manual de Bienvenida de una empresa va asociado a ese momento en el que un profesional es contratado por la compañía. Aunque se puede entregar el primer día de trabajo, es recomendable facilitarlo con antelación, una vez confirmada su incorporación, para que el empleado pueda consultarlo y familiarizarse con todos los procesos antes de llegar a la oficina.
No obstante, el Manual de bienvenida no solo es aplicable en estos casos. También es útil en casos de movilidad laboral, cambios de puestos de los trabajadores o, sencillamente, como herramienta de consulta de cualquier duda que surja con el tiempo. Por ejemplo, un responsable de Ventas de una multinacional puede ser trasladado de una sede a otra y, aunque vaya a desempeñar una función similar y conozca la compañía, no está de más que disponga del dossier para conocer las particularidades de ese nuevo centro de trabajo.
En definitiva, el enfoque práctico y conciso de esta guía lo convierte en un documento de cabecera para todo el personal y en un gran instrumento para mejorar el rendimiento de la empresa.
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