Cuando una empresa decide incorporar un nuevo software de recursos humanos o remplazar el que ya tiene, son muchos los factores que tenemos que tener en cuenta para que este se adapta a las circunstancias de nuestra empresa, no todos se adecuan de la misma forma o cubren todas nuestras necesidades. Por ello, a continuación te contamos de forma más especifica en qué consisten, sus beneficios y en qué fijarte a la hora de decantarte por uno u otro. Además te traemos un listado de las opciones que barajamos nosotros cuando relazamos el cambio de plataforma.
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¿Qué es un Software de Recursos Humanos?
Se trata de un programa, por regla general online, con el cual se puede gestionar, planificar y organizar todo lo relevante a los aspectos más administrativos de empleados de una empresa.
Aquí podrás almacenar toda la información que dispones de un empleado. Además permiten generar informes y analíticas de los datos para medir de forma más óptima los valores de tu empresa, como por ejemplo el nivel de absentismo.
¿Para qué sirve un Software de Recursos Humanos?
Existen infinidad de softwares de recursos humanos y cada uno tiene sus peculiaridades pero la mayoría se centra en cuatro áreas principales . Estas son:
- Gestión de ausencias (vacaciones, permisos, bajas médicas, etc.)
- Control horario (calendario y sistema de fichaje y turnos)
- Documentación (justificantes, contratos, nóminas, etc.)
- Métricas
Estas cuatro, te permitirán gestionar el día a día de la parte administrativa de recursos humanos. Tendrás centralizados todos los datos de un empleado, sus contratos, nóminas, etc, documentación a la que el empleado puede acceder de forma rápida y sencilla. También podrás tener un control instantáneo del registro horario, permitiendo así eliminar el papel y llevarlo al día, cumpliendo con la legalidad.
Con la opción de métricas, podrás hacer un análisis de las diferentes opciones que tengas, como el nivel de absentismo, sabiendo los motivos de este y pudiendo dar una solución hasta la media de edad de los empleados.
Muchos de estos softwares, también cuentan con un montón de funcionalidades más como reclutamiento para poder tenerlo centralizado en la misma herramienta y llevar el seguimiento de la selección ahí, también funciones como evaluaciones de rendimiento, seguimiento de objetivos y demás herramientas que facilitarán no solo a los equipos de recursos humanos sino, también a los líderes y trabajadores de la empresa.
Beneficios
Son muchos los beneficios que presentan estas herramientas. A continuación, te contamos los principales:
- Ahorro de tiempo en la gestión de RRHH. Facilita el trámite, gracias a tener todo unificado en un mismo lugar.
- Mejora la comunicación con el empleado. Permiten realizar evaluaciones que ayudan a la comunicación, así como hay herramientas que tienen sistemas de comunicación de chat o el simple dashboard donde publicar noticias.
- Evita fricciones entre empresa y trabajador. Es muy rápido para el empleado solicitar ausencias y para rrhh llevar un registro de estas, pudiendo comparar para la aprobación o no de la ausencia, mejorando la comunicación entre ambas partes.
- Cumplimento de la ley de registro horario. Sistema de fichaje rápido a rellenar por el empleado con el horario permitiendo una rápida comprobación por parte de recursos humanos.
- Analíticas de fácil acceso y creación. Toda la información que se registra en estas herramientas, permite sacar informes automáticos de ausencias o cualquier otro tipo de métrica que ayude para un estudio posterior y mejorar por ejemplo la rotación del empleado.
Nuestras opciones
A la hora de elegir un software de gestión de personal, has de tener claro el presupuesto que manejas, las funcionalidades que quieres cubrir con él y el tamaño de la empresa. Una vez analizado esto, puedes comenzar con la búsqueda.
En nuestro caso barajábamos un presupuesto de 4€ – 6€ por empleado al mes, las funcionalidades que tenía que cubrir si o si eran la de fichaje y gestión de ausencias.
En base a esto, analizamos las plataformas que presentamos a continuación:
Bizneo
Es una herramienta muy intuitiva con una interfaz fácil y clara, no solo para el equipo de recursos humanos, sino también para el trabajador.
Como punto a valorar tiene integraciones con el calendario, permitiendo exportar por ejemplo a un líder las vacaciones de todo su equipo a Gmail por ejemplo, si este lo usa de forma habitual. Otro apartado es la firma de multidocumento, permitiendo el envío de diversos documentos a firmar por múltiples colaboradores una vez.
Como punto no tan favorable fue que tuvimos que solicitar en diversas ocasiones una demo hasta que se pusieron en contacto con nosotros.
En nuestro caso, por las cualidades de la empresa nos encajaba este SaaS perfectamente y es muy parecido al que nos hemos decantado pero el presupuesto era mayor.
Es una herramienta que aunque se adecue a empresas pequeñas está pensada para medianas y grandes empresas.
Factorial
Este SaaS (Software como un Servicio) permite tener una demo gratuita durante 15 días para que puedas ver cómo trabajar con ella y las diversas funcionalidades de las que dispone. Esto es algo muy positivo ya que puedes ver de primera mano cómo será trabajar día a día con la herramienta y hasta qué punto puede cubrir o no tus necesidades.
En este caso, hablamos del plan Bussines ya que el plan Essential no deja configurar ausencias personalizadas, únicamente cuenta con las marcadas en el Estatuto de los Trabajadores (ET) y nosotros por nuestro convenio contamos por ejemplo con horas de asuntos propios, las cuales no están contempladas en el ET.
Factorial cuenta con diversas funcionalidades a precio económico. Aquí encontrarás módulos de desempeño, reclutamiento, planificación de turnos y horarios, gestión de incidencias en nóminas y de documentación del empleado.
Cuenta con una app para el móvil donde poder solicitar ausencias, consultar documentación y fichar.
Como dato a destacar, tiene una opción de fichaje en oficina con un QR donde el empleado lo escanea desde la app y automáticamente ficha, este va cambiando cada 15 segundo y así la empresa se asegura que dicho fichaje es desde la propia oficina siempre.
Algo que mejoraría en cuanto a la atención sería el área de implantación. Si quieres un seguimiento en la herramienta una vez comienzas a trabajar, la atención es vía email y sobre asuntos puntuales, si necesitas ayuda en la integración, conlleva coste.
Niikiis
Esta herramienta es la que más funcionalidades tiene en comparación con el resto de las que hemos analizado. Además permite personalizar al máximo la herramienta para que se adecue a tus necesidades y están dispuestos a desarrollar nuevas funciones, si esto les permite crecer como SaaS.
Es una herramienta pensada para empresas más pequeñas y cuenta con un chat interno como puede ser Slack que si tu empresa actual no tiene, siempre es positivo tenerlo ya que favorece la comunicación.
Por contra, decir que es menos intuitiva que las herramientas que hemos analizado anteriormente y aunque contamos con una prueba gratuita de 15 días y desde el área de comercial el trato fue inmejorable, la herramienta iba lenta a la hora de trabajar con ella. Algo que aunque no sabemos si fue un caso puntual o aislado pero que nos echó para atrás a la hora de decantarnos a trabajar con ellos.
TramitApp
Es otra de las herramientas con las que dispones de 15 días de periodo de prueba. Tiene diversas funciones como gestión documental, portal de empleado. Está muy centrada en todo lo que es la jornada laboral. Como punto a destacar cuenta con el fichaje por reconocimiento facial.
Cuenta con varios planes, dependiendo de las necesidades, podrás acogerte a uno u otro. O según funcionalidades que quieras añadir a tu plan conlleva un coste mensual adicional.
Algo que no nos encajaba en cuanto a nuestra situación particular es que requieren un número mínimo de empleados (el coste es por empleado/mes) y si no llegas a ese mínimo se aplica el mismo coste como si lo tuvieras.
PayFit
PayFit se trata de un software de gestión de recursos humanos. Empezó llamándonos la atención por el registro horario, pero en cuanto empiezas a conocer más sobre esta herramienta te das cuenta de que se trata de una gestoría de recursos humanos. A través de ella se puede gestionar nóminas, contratos, despidos, y todo lo que conlleva el área administrativa de rrhh junto con un asesor laboral. Además de las funciones de gestión documental y fichaje con el calendario correspondiente.
En nuestro caso, actualmente contamos con una gestoría y no requerimos de esas funciones, ya que PayFit no cubre un módulo sin el otro.
Personio
Es otra de las herramientas más completas del mercado. Trata de optimizar al máximo las funciones de los equipos de recursos humanos, puedes gestionar todo lo relacionado con el empleado desde la captación del candidato, la incorporación, evaluaciones, etc.
Cuenta con diversos planes que se van adecuando según las necesidades.
Es un ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales) pensado para empresas medianas y grandes. El coste es mucho mayor en comparación con el resto de plataformas analizadas.
BambooHR
Al igual que Personio contempla toda la gestión de personal desde el inicio permitiendo configurar de forma predeterminada X acciones o tareas a líderes de equipo cuando se incorpora una persona nueva o enviar un enlace a este nuevo miembro de la empresa para que rellene todos los datos directamente para su incorporación.
Es una empresa que se encuentra en Estados Unidos pero aún así ajustan los horarios para dar una buena atención en cualquier zona horaria.
El coste de los servicios es similar al de Personio, siendo superior al resto de SaaS.
Si estás pensando en realizar un cambio en tu herramienta de gestión de personal, te recordamos que antes de buscar tengas claro lo que necesitas y el motivo por el que requieres un cambio. Así tendrás claro en qué fijarte y prestar atención.
Solicita siempre de forma complementaria a una demo, una prueba de una semana o 15 días en la cual puedas dar acceso a un par de miembros de tu empresa con los que puedas hacer pruebas para averiguar cómo funciona la herramienta. Esto te ayudará a evitar errores a la hora de seleccionar un ERP que no termine de adecuarse a vuestras necesidades.
Si estás buscando un software de recursos humanos para los procesos de selección, la mejor opción es el CRM de Witei, con él podrás enfocarte en los mejores candidatos, gestionando las entrevistas y llevando un seguimiento de su avance desde un único sitio. Ahorrarás tiempo, tendrás una ficha de cada candidato con todos los datos y podrás indicar notas privadas e intereses a simple vista.
Podrás personalizar cada proceso de selección con las diferentes etapas de las que conste y seguir aportando valor con campañas de employer branding a los candidatos con los que has tenido relación para que no pierdan su interés en la empresa y sigan al tanto de nuevos procesos.
Ahorrarás tiempo a la hora de citar las entrevistas, ya que cuenta con un calendario en la que pueden los candidatos directamente concretarlas en las horas que tengas disponibles.
Contarás con un canal de comunicación directo con ellos en forma de chat para que no se te pase detalle, agilizando así cualquier gestión de imprevisto que pueda generarse.
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