Con un cliente, con un proveedor, con los responsables de cada equipo, con el equipo de una determinada área… Las reuniones de trabajo ocupan gran parte de la jornada de cualquier negocio. De hecho, pasamos más de un tercio de nuestra vida laboral en estos encuentros y son excelentes herramientas para cerrar ventas, llegar a acuerdos, intercambiar ideas, resolver problemas o planificar los proyectos. Eso sí, siempre que seas capaz de desarrollar reuniones eficaces.
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Y es que seguro que, más de una vez, has salido de estas citas pensando que han sido una auténtica pérdida de tiempo, ¿verdad? De acuerdo con un estudio de Wharton Center for Applied Research, el empleado medio desperdicia 31 horas al mes en reuniones ineficaces. Es decir, en torno al 18% del tiempo total, tirado a la basura, con el impacto negativo en la productividad de la empresa que esto supone.
¿Los motivos? La falta de planificación de estos encuentros, por un lado, provoca que los participantes lleguen a la convocatoria sin saber muy bien qué van a tratar, dedicando la primera parte a explicar los objetivos. Por otro, una mala gestión de lo hablado durante las reuniones conlleva que las conclusiones adoptadas se queden en el aire, sin ser ejecutadas después.
Consejos para realizar reuniones eficaces
¿Cómo puedes evitar perder este valioso tiempo? ¿Qué puedes hacer para conseguir tener reuniones eficaces? Optimiza tus encuentros al máximo siguiendo los siguientes consejos basados en la metodologías Lean.
Antes de la reunión
El primer paso para mantener reuniones eficaces es, sin duda, la planificación. Cuanto más claro tengas el propósito del encuentro, más fácil te resultará que todo marche de forma ágil y sin distracciones. ¿Qué debes hacer antes de cualquier encuentro?
- Determina el objetivo de la reunión. No improvises. Si quieres organizar una reunión debe ser por un motivo, así que tienes que señalar con exactitud cuál es el propósito del encuentro, indicando los objetivos generales y específicos.
- Pormenoriza los puntos a tratar. Sobre esta meta general, también tienes que establecer una especie de orden del día con los temas que quieres afrontar. Por ejemplo, el objetivo puede ser evaluar el proyecto de expansión de tu empresa y los puntos, la viabilidad económica, los avances en la búsqueda de nuevas instalaciones, el estado del proceso de contratación de los futuros trabajadores y la evaluación del plan de marketing para difundir las nuevas sedes.
- Concreta los asistentes. ¿Quién debe estar en la reunión? Esta es otra cuestión fundamental para obtener buenos resultados. Imagina que estáis planteando la puesta en marcha de una tienda online en tu negocio. Además de los responsables de Ventas, Marketing, Finanzas y Dirección, sería oportuno invitar a la empresa externa que va a desarrollar la plataforma para que pueda concretar lo que se puede o no se puede hacer. Y no te olvides de facilitarles ese orden del día para que todos puedan ir preparados a la reunión.
- Establece la fecha y la hora. Con esta idea clara, fija el momento más adecuado para el encuentro. Ten en cuenta la agenda del resto de participantes y busca huecos que interfieran lo menos posible con el rendimiento de los empleados. Por ejemplo, un gimnasio no puede convocar la reunión a las ocho de la tarde, cuando más afluencia de usuarios tiene. Para que las reuniones no se dilaten en exceso, señala el tiempo que debería ocupar cada asunto.
- Asigna un moderador. Es importante que también indiques quién va a ser la persona que gestione el equipo de trabajo durante la reunión. Él será el encargado de guiar el diálogo en torno a los objetivos marcados, marcar el ritmo, fomentar la participación y recopilar las ideas.
Entre la reunión
Con los preparativos bien resueltos, llega el momento de celebrar el encuentro en sí. ¿Cómo debes afrontarlo para sacarle partido a la reunión?
- Escucha activamente. Un error habitual de estos encuentros es ir con una mentalidad unidireccional, es decir, acudir con la idea de aportar tus ideas o conclusiones y listo. Sin embargo, las reuniones eficaces funcionan como un focus group y, por tanto, se caracterizan por una comunicación multidireccional, donde todos los participantes comparten sus propuestas, reciben y dan feedback y construyen soluciones mejores gracias a todas las aportaciones.
- Establece un turno de palabra. De ahí que sea importante que haya un turno de intervenciones de todos los asistentes a la reunión. Si no, puedes correr el riesgo de que algunos participantes acaparen la conversación, eclipsando al resto. Sin esa retroalimentación, todo el tiempo será improductivo, pues la meta de estas estrategias de trabajo es la puesta en común para enriquecer los proyectos y decisiones.
- Anota los puntos importantes. Quizá tengas una mente privilegiada y seas capaz de acordarte de todos los detalles de la reunión, pero por si tienes un mal día, es recomendable que recojas por escrito los aspectos más relevantes.
Después de la reunión
¿Crees que el encuentro ha terminado una vez que sales de la sala? ¡No! Para lograr reuniones eficaces, tras la cita en sí aún hay que desarrollar un paso más de cara a la ejecución de lo acordado.
Se trata de sintetizar las decisiones y acuerdos. Para eso te servía anotar los puntos importantes, para disponer de un guión que te permita establecer con claridad las conclusiones de la reunión y poder poner en marcha las acciones necesarias.
Herramientas para organizar reuniones eficaces
Afortunadamente, la tecnología puede ayudarte a gestionar las reuniones de forma eficaz. Puedes utilizar aplicaciones pensadas para organizar estos encuentros, como Trello, Google Met o Solid, o controlar los tiempos, como Team Meeting Timer o Meeting Calculator.
En este sentido, también resulta de gran utilidad los CRM, ya que incorporan funcionalidades que facilitan la gestión de reuniones eficaces. En el CRM de Witei, por ejemplo, tienes a tu disposición una agenda online, que te permite organizar tu día a día en el trabajo: proyectos, llamadas, reuniones, recordatorios, etc. Los puedes filtrar por categorías, compartir con compañeros y sincronizar con Google Calendar.
Además, puedes crear tantos calendarios como necesites y reservar citas en cada uno de ellos. Por ejemplo, puedes crearte un calendario interno, donde fijar los encuentros con el equipo, y uno externo, en el que señalar las reuniones con los potenciales clientes. Además, podrás ver todas las citas de forma unificada, para que no se solapen encuentros ni se te pase nada.
¿Qué conseguirás realizando reuniones eficaces?
Si sigues estos consejos, lograrás optimizar tu tiempo y el del resto de trabajadores de la empresa. Esto se traduce, a su vez, en un aumento de la productividad y una mejor toma de decisiones que harán que puedas poner en marcha los proyectos con éxito. Además, al sentir que estás aprovechando bien los recursos y estás consiguiendo las metas planteadas, la motivación de todo el equipo se dispara, con lo que el rendimiento será también mayor. ¿A qué esperas para organizar reuniones eficaces?
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