¿Cómo realizar el cálculo de costos de tu negocio? Con ejemplos

La esperanza de vida de las empresas españolas no alcanza los 11 años de media, según la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa. ¿La causa del fracaso? El 87,5% de los emprendedores reconoce como principal motivo el no haber realizado un estudio serio de análisis de costes, de acuerdo con la EOI. ¿Quieres lograr un éxito duradero para tu negocio?  Descubre cómo llevar a cabo el cálculo de costes de tu empresa y garantizar la viabilidad de la misma durante muchas décadas.

¿Cuál es la importancia de los costes de un producto o servicio?

Y es que, en cualquier actividad empresarial, no todo son ingresos. Por muy bajos que sean, siempre van a existir una serie de gastos que debes asumir para producir el bien o prestar el servicio y que, por tanto, repercutirán en el resultado financiero final. 

Este es el problema que tienen muchos negocios; se enfocan en calcular y prever sus ganancias y no pasan demasiado tiempo examinando en detalle los costes que supone la comercialización del producto o el servicio. ¿La consecuencia? 

Cuando toca hacer balance de la actividad, descubren que sus ganancias son muy inferiores a los que esperaban o, incluso, que la empresa tiene pérdidas porque no han sabido realizar un correcto cálculo de costos. ¿Una facturación de 10 millones de euros anuales te parece un éxito? ¿Y si los gastos se elevan a 9,9 millones? 

No solo eso. La importancia del cálculo de costos también juega un papel fundamental a la hora de establecer cualquier plan estratégico, desde establecer el precio de un producto, hasta determinar el presupuesto para una acción de marketing. 

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Por ejemplo, imagina que, para ser competitivo, decides fijar un PVP un poco más bajo que tu competencia. Esto te permite disparar tus ventas. Sin embargo, cuando profundizas en los datos, te das cuenta de que con el precio establecido no puedes cubrir los costes del producto o servicio. Tus increíbles ventas no solo son un espejismo financiero, sino que además, te percatas de que cuanto más vendes, más pierdes. Más valía vender 10 unidades con un beneficio del 10% que vender 100 con una pérdida del 3%, ¿verdad? 

¿Qué elementos se incluyen en el cálculo de costos?

Es cierto que cualquier proyecto empresarial suele incluir un cálculo de costos, pero ¿verdaderamente han incluido todos los costes o solo los que consideran ellos? Es cierto que hay que incluir lo que cuesta la materia prima, pero hay otros gastos que pueden pasar más desapercibidos. ¿Has determinado cuánto tiempo dedica tu personal en la comercialización de cada producto? ¿Has calculado cuándo tendrás que renovar la maquinaria y el coste que conllevará? ¿Conoces todos los impuestos que vas a tener que abonar? 

Por eso, a la hora de realizar el cálculo de costos, debes tener en cuenta los siguientes gastos: 

• Costos fijos. Son aquellos que vas a tener que pagar independientemente de si fabricas un artículo o un millón, es decir, no dependen del volumen de la producción. ¿Cuáles pueden integrarse en este grupo? Los alquileres de locales y oficinas, los suministros (agua, luz, gas…), los gastos financieros (como la cuota del crédito que pediste para financiar tu negocio), los impuestos fijos y licencias, y la mano de obra indirecta o servicios de empresas externas (como el de limpieza) son algunos de los más frecuentes. 
• Costos variables. Por su parte, en este tipo de gastos se incluyen todos aquellos que varían en función de la producción. Es decir, cuantos más productos haces, mayores serán los costos.  Sería el caso de la mano de obra directa (los salarios y seguros sociales de los trabajadores que intervienen en el proceso productivo), la compra de materias primas o los gastos de mantenimiento y reparación. 

No obstante, la dificultad del cálculo de costos es que estos listados de gastos fijos y variables no están cerrados. Cada empresa tiene los suyos e incluso puede haber gastos que son fijos para un negocio, pero variables para otro. Por ejemplo, el recibo de la luz de una tienda de ropa sería fijo, ya que el establecimiento va a abrir las mismas horas de venta más o menos. En cambio, en una fábrica, el coste de la luz usada por la maquinaria se incrementará en función de la producción. 

Incluso puede que tengas que hacer frente a costos mixtos. Pongamos que tienes agentes comerciales que reciben un sueldo fijo más una comisión en función de las ventas. En ese caso, tendrías que incluir la parte fija dentro del primer grupo y la comisión, en el cálculo de costos variables. 

De ahí la importancia de realizar un seguimiento de trabajo del personal para poder discernir cuántas horas dedica cada empleado en cada fase de producción y comercialización. Por ejemplo, con el CRM de Witei puedes monitorizar la actividad del equipo de ventas y obtener informes individualizados sobre el trabajo que han realizado. 

¿Cómo se calcula el costo final de cada unidad?

Una vez que has concretado cuáles son los costes fijos y variables, ya puedes realizar el cálculo de costos por unidad. ¿Cómo se lleva a cabo? 

Por ejemplo, pongamos que tienes una fábrica de sillas que produce 500 sillas al mes. Para hacerlas, destinas 2.200 euros de gastos fijos y otros 3.500 de costos variables. ¿Cuánto te cuesta crear cada unidad? 

¿Cuál es el punto de equilibrio y por qué es tan importante? 

De este modo, ya sabes que fabricar una silla te cuesta 11,4 euros, pero ¿cuántas sillas tienes que vender para que tu negocio sea rentable? Esto es lo que vas a poder conocer mediante el punto de equilibrio o umbral de rentabilidad de negocio, que no es más que ese momento en el que tus costos fijos y variables son cubiertos por tus ingresos.  ¿Cuál es la fórmula para obtener esta cifra? 

Para poder aplicarla, primero debes desvelar el costo variable unitario, sumando todos los gastos variables (3.500 euros) y dividiéndolo por la cantidad de unidades producidas (500). En este ejemplo, 7 euros sería el resultado del costo variable por silla. Imagina que decides vender cada silla por 20 euros. ¿Cuál sería el punto de equilibrio?

Es decir, para que tu balance de ingresos y costos sea cero, deberías vender al mes 169,2 sillas. A partir de ese límite, obtendrías beneficios. ¿Y si tu análisis de demanda evidencia que no vas a registrar tantas compras? Entonces, o bien reduces los gastos, o bien subes el precio de venta. Así, si elevas el PVP a 30 euros, el punto de equilibrio estaría en 95,65, y si lo subes a 50 euros, el umbral de rentabilidad se situaría en 51,16 unidades. 

Como puedes comprobar, el cálculo de costos es uno de los pilares básicos de la planificación estratégica y, como sabes, esta planificación es clave para el éxito empresarial. ¡Empieza desde ya a poner en práctica todo lo aprendido!

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