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¿Cómo hacer una base de datos de clientes exitosa?

bases de datos de clientes

¿Son tan importantes las bases de datos de clientes? Imagina que el responsable de un área de trabajo llama a un compañero para preguntarle si tiene un contacto. Este le responde que no, pero que sabe quien puede tenerlo. Tres llamadas después el responsable obtiene la información que necesitaba. El resultado es positivo, pero, a la vez, no lo es debido al tiempo que ha perdido para encontrar lo que buscaba. Es un ejemplo muy sencillo, pero que acerca la importancia que para cualquier empresa puede tener contar con una buena base de datos de clientes.  

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Las bases de datos son un sistema para gestionar, recopilar, almacenar y procesar la información de los usuarios, clientes o proveedores. De esta manera, la información queda centralizada, guardada y organizada. Así, el responsable del ejemplo solo tiene que acceder a un sitio y obtener el contacto deseado. 

Por tanto, la respuesta a la primera pregunta no es solo afirmativa, sino que además hablamos de una herramienta de gestión que puede ser una ventaja competitiva e incrementar de forma notable las ventas de un negocio.

¿Para qué sirven las bases de datos de clientes?

La información es poder. Ahora bien, de nada sirve la información si no hay orden. Si una empresa cuenta con una cartera con miles de clientes sin ningún tipo de estructuración o criterio estará desaprovechando múltiples oportunidades de negocio. En primer lugar, las bases de datos de clientes permiten organizar la información y que cada miembro del equipo pueda tener su permiso de visualización. No harán falta llamadas innecesarias. 

Ese orden ayuda a conocer qué sucede con cada cliente y ofrece la posibilidad de comprenderlo y tener una mejor comunicación. ¿Qué significa esto? Pues que una buena base de datos de clientes proporciona numerosas oportunidades de negocio y permite impulsar nuevas acciones de atracción, retención y fidelización de clientes. 

También ayuda a definir tus estrategias de marketing con base en la información recopilada. Estrategias que pueden llegar a tener un nivel de segmentación muy alto. Con una base de datos bien diseñada puedes hacer listados, como por ejemplo “clientes con mis mismas características” o “clientes con los que he tenido contacto en el último año”. 

¿Cómo puedes conseguir la información?

Quizás quieres contar con una buena base de datos, pero te has encontrado con el problema de no saber cómo conseguirla. Existen muchas maneras de tener acceso a la información necesaria para configurar la mejor y más organizada red de clientes. Estas son algunas opciones: 

  • Página web: con Witei puedes vincular tu web al CRM y tener los datos integrados, así como chat. 
  • Landing Pages: puedes diseñar páginas de aterrizaje que incluyan una Call to Action con un formulario de registro para que el usuario facilite sus datos. 
  • Email marketing: puedes recopilar información a través del chat web o adquirir listas de email marketing a las que dirigirte. 
  • Newsletter o suscripción: si cuentas con una newsletter en la que ofreces algo que tu público demanda puedes aprovecharlo. Incluye en tu página web una sección de “Suscribirse a la newsletter” y los clientes interesados te facilitarán sus datos. 
  • Eventos: la fórmula clásica de los eventos presenciales también es una ocasión para recolectar esa tarjeta que te proporcione los datos que necesitas registrar.  
  • Redes sociales: puedes desarrollar actividades como sorteos o incluir promociones de algún producto que harán que los usuarios te proporcionen sus datos. Otra opción es desarrollar bases de datos específicas con los usuarios de tus redes sociales.  

¿Qué información necesitas?

Tan importante cómo el dónde recopilar los datos es el tipo de información necesaria. Las bases de datos de clientes se pueden utilizar para muchos fines por lo que la información puede ser muy amplia. Ahora bien, existen unos datos que suelen ser los más habituales: 

  • Información personal: nombre, apellidos, teléfono de contacto, correo electrónico, redes sociales y ciudad de residencia son algunos de los datos de contacto más básicos. 
  • Información transaccional: el histórico de compras del cliente, los productos que suele adquirir, la frecuencia con la que interactuamos, medios de compra, etc. También puedes aprovechar tu base de datos de clientes para organizar información más específica sobre el proceso de compra y conocer la personalidad del cliente.  

Herramientas para crear bases de datos de clientes

Si estás abrumado por toda la información que puede llegar a contener una base de datos, este apartado te va a resultar de gran utilidad. No se trata de un proceso manual, sino que existen diferentes herramientas que te facilitarán la labor de creación o mantenimiento de tu base de datos: 

  • Excel: pese a los avances tecnológicos, Excel sigue siendo la herramienta más habitual para generar bases de datos. Es una plataforma muy accesible y que ofrece muchas posibilidades para ordenar, organizar y buscar los datos. 
  • Software de gestión específica: Witei cuenta con un software para guardar la información que te ayude a tener tu base de datos para la inmobiliaria. Es una de las muchas opciones de software para el desarrollo de bases de datos de clientes adaptadas a las necesidades de cada empresa. 
  • CRM: está opción permite ir un poco más lejos y complementa las posibilidades de Excel. Tener un Customer Relationship Management es una vía para gestionar los clientes, ya que permite maximizar el conocimiento sobre ellos. 

Algunos consejos

Si después de todo lo que has leído estás convencido de que debes mejorar tu base de datos de clientes presta atención y sigue estos consejos: 

  • No se trata solo de recopilar información. También hay que actualizar de forma periódica la base de datos. 
  • Debes tener un propósito que sea la guía para conocer qué datos necesitas. 
  • No todo vale para conseguir los datos de un cliente. Evita cualquier medio abusivo en la obtención de información. 
  • Habla de la protección de datos, cumple con la normativa y aplica medidas de seguridad para que no se haga un mal uso de la información. 

La clave para tener una buena gestión de tu negocio, para desarrollar campañas de marketing más efectivas o para incrementar tu volumen de ventas puede estar en tus bases de datos de clientes. Una opción válida tanto para empresas o emprendimientos que comienzan su actividad como para aquellas consolidadas en su sector. 

En este artículo hemos visto las ventajas que te aportan las bases de datos, la información necesaria para configurarlas y también las herramientas que te serán de ayuda en el proceso. 

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